“Administração do tempo” é a expressão da hora para falar da habilidade das pessoas de fazer malabarismo e de andar na corda bamba sem perder o equilíbrio e cair de cara no chão. Parece muito evoluída e criativa, mas na verdade carrega um significado bem antigo. São os humanos capazes de aproveitar bem o tempo que ganharam? Quantos dias, horas e minutos eles desperdiçam ao longo da vida?
Urgentes
Urgentes são todas as tarefas que vão te trazer algum tipo de prejuízo ou desvantagem se não forem feitas logo. São as tarefas atreladas a prazos (estabelecidos pelos outros ou por você mesmo) ou que podem comprometer o trabalho ou a vida de outra pessoa. Alguns exemplos:
- Terminar um relatório para o trabalho
- Estudar para a prova da semana que vem
- Comprar pão (que está acabando)
- Pagar a conta de luz (que já venceu)
- Comprar passagens de avião para um casamento no fim do ano (para aproveitar o desconto da companhia aérea)
- Responder a um email sobre uma perspectiva de emprego
- Confirmar uma venda com um cliente (para você não perder o prazo de entrega dos pedidos)
- Recolher todas as notas fiscais do projeto X (porque o prazo de prestação de contas é semana que vem)
Se você precisar se sacrificar ou sofrer qualquer limitação por causa do atraso de uma tarefa, ela é urgente.
Importantes
Importantes são todas as tarefas que tem uma carga de significado, felicidade ou realização para você. Elas não tem necessariamente a ver com prazos, trabalhos em grupo ou tarefas domésticas: elas podem ser qualquer coisa. Tudo o que você julgue ser digno do seu tempo e que faz você se sentir muito bem são tarefas importantes.
Absolutamente tudo o que te ajuda a manter a saúde (física, emocional e mental) e a ser uma pessoa melhor (adquirir novas habilidades, fortalecer virtudes e se desfazer dos vícios) são tarefas importantes. Elas vão variar de pessoa para pessoa e é impossível dizer quais deveriam ser as suas tarefas importantes. Ninguém pode fazer essa análise por você.
Lembre também que até atividades “inúteis” podem (e devem) ser consideradas como importantes. Começar a ver uma nova série, tocar um instrumento, dormir até mais tarde, fazer as unhas, pular de bangee jump, passear no shopping ou falar no telefone com um amigo podem ser atividades importantes.
Você se sente cheio de energia, alegre, disposto ou relaxado depois de fazer alguma dessas coisas? Qual outra “tarefa inútil” te faz feliz? Saber reconhecer quais são as suas tarefas importantes é reconhecer as circunstâncias nas quais você floresce.
É identificar quais atividades você faz questão de ter presente na sua vida.
Secundárias
Secundárias são aquelas tarefas que podem ficar para depois sem nenhum problema. Elas talvez ainda precisem ser feitas, mas nada de errado vai acontecer se você demorar uma semana. Diferente das tarefas urgentes, não existe nenhuma perda quando você deixa tarefas secundárias para depois.
Se você está indo ao médico para fazer o seu check up anual, essa tarefa é secundária. Nada de ruim vai acontecer se você precisar adiar a consulta. O mesmo vale para viagens, passeios, visitas a amigos, cursos que você quer fazer e novas oportunidades profissionais.
Se for possível deixar para depois sem nenhuma desvantagem ou penitência, a tarefa é secundária.
Triviais
Triviais são as tarefas que não tem valor para você. Elas são o completo oposto das coisas importantes. Você não daria por falta e nem sentiria saudades delas. Elas passam em branco pela vida, entram por uma porta e saem pela outra. Não deixam nenhum legado, nenhum sentimento positivo e nenhum tipo de lucro.
Descobrir o que é trivial e o que é importante são dois lados da mesma moeda. Fazer uma faxina na casa pode ser uma tarefa importante para algumas pessoas. Se estiver ligada a sentimentos de alegria, satisfação e divertimento, limpar a casa pode ser uma coisa importante. Mas se você não gosta dessa atividade e ela não te traz nada de valor, ela é trivial.
Talvez você goste de assistir um pouco de televisão. Você acompanha uma novela e vê o noticiário da noite. Mas todos os dias acaba assistindo mais duas horas de outros programas que, na verdade, você nem gosta. Das três horas que você passa em frente da TV, só aproveita mesmo uma. Essas duas horas extras são totalmente triviais: não é urgente e não agrega nada.
Agora, vamos à análise combinatória de toda essa festa:
Tarefas importantes e urgentes são aquelas que tem um alto significado para você e que também trariam alguma desvantagem ou sofrimento se não forem feitas rapidamente. Terminar um grande projeto profissional é um exemplo clássico dessa área.
Tarefas importantes e secundárias são aquelas que você gostaria muito de fazer e que vão ter um impacto positivo na sua vida, mas que podem esperar. Visitar amigos, ver um filme no cinema, aprender uma língua, viajar, fazer um check up médico, melhorar a alimentação, comprar um novo guarda-roupa, etc.
Tarefas triviais e urgentes são aquelas que você não faria se pudesse - mas que precisam ser feitas. Fazer compras no mercado, ligar para um serviço de telefonia para contestar o valor da conta, cozinhar, limpar a casa, levar o carro para fazer vistoria são exemplos comuns de tarefas triviais, mas importantes. Qualquer coisa que vai te trazer prejuízo se não for feita rapidamente e que você não gosta muito de fazer se encaixa nesse quadrante.
Tarefas triviais e secundárias são aquelas que não agregam nada na sua vida e que não tem necessidade de serem feitas. Soa familiar? Boa parte do nosso tempo jogado fora vem dessa aérea: ver todos os noticiários possíveis, dormir além do necessário todos os dias, ficar acordado até tarde checando redes sociais, ler o seu feed de Facebook três vezes por dias e responder a todos os email da sua caixa de entrada assim que eles chegam são alguns exemplos de tarefas triviais e secundárias.
Faça agora:
A sua prioridade número 1 é fazer todas as coisas urgentes que são importantes para você. Simplesmente faça.
Geralmente basta saber que a tarefa é importante e urgente para que todos os neurônios se unam em prol daquela ação. Se precisar de uma força, escreva essa tarefa na sua agenda ou cole em um post it no seu computador. Tenha um lembrete constante que aquela é a sua meta número um.
"Fazer na hora" é um conselho muito bom quando temos em mão uma tarefa pontual: ligar para o dentista, agendar uma consulta, pedir um orçamento. Mas é impossível simplesmente fazer uma festa, por exemplo.
Se as tarefas dessa área forem muito grandes e complexas, é bem provável que elas sejam projetos. Nesse caso, não tente fazer tudo de uma vez. Você vai se angustiar, se desesperar e nada vai ser feito. Quebre uma tarefa enorme e ampla (dar uma festa para minha mãe) em uma única tarefa tangível e prática (decidir a data da festa da minha mãe).
Decida uma tarefa de cada vez, conforme for progredindo. Pense no próximo passo real que vai te fazer chegar mais perto do seu objetivo final e faça apenas isso. Se quiser saber mais sobre como quebrar grandes projetos em ações pequenas e práticas. É a melhor forma que eu conheço de criar e concluir projetos sem perder a cabeça.
Saber reconhecer os seus projetos + ações importantes e urgentes é o primeiro passo para não perder tempo. Quando todas as suas energias estão concentradas naquilo que realmente agrega alguma coisa à sua vida, o seu tempo está sendo muito bem aproveitado.
Programe para fazer depois
Se a tarefa for importante, mas não urgente, o que você faz com ela? Programa para fazer depois. Não tem nenhuma urgência atrelada à essa atividade? Deixe o seu tempo livre para as tarefas realmente urgentes e planeje as secundárias para algum momento futuro.
Um erro comum que muitas pessoas cometem com esse tipo de tarefa é esquecer delas completamente. “Um dia eu preciso viajar para tal lugar”. “Não seria incrível finalmente aprender a tocar bateria?”. “Poxa, há quanto tempo não nos falamos, fulano! A gente precisa marcar de sair um dia desses”.
Quase todos nós já pecamos por subestimar o nosso tempo. A ilusão de que a vida é infinita e que temos todo o tempo do mundo pode vendar os nossos olhos e pronto. Já era. Não quero dizer que a gente precisa correr para lá e para cá o tempo todo, aflitos com a falta de tempo. Nem 8, nem 80.
Mas temos o terrível costume de deixar na beira da estrada tudo o que não é urgente. Se não tem um incêndio para ser apagado, não é tão importante assim. Mudar esse pensamento é fundamental para que você -realmente- tenha mais tempo para as coisas que gosta. Nessa hora, a organização é um tremenda aliada. Se planejar e se programar para garantir que você vai ter tempo suficiente para fazer todas as atividades que você quer e para estar com todas as pessoas que você realmente ama é uma das principais vantagens de se organizar.
Você não precisa de um agenda super cara ou de um sistema complexo para isso. Uma simples lista de tudo o que você gostaria de fazer no próximo ano já ajuda muito. Se puder dividir essa lista em algumas categorias principais (família, viagens, desenvolvimento pessoal, trabalho, etc.) ainda melhor.
Revise essa lista pelo menos duas ou três vezes por mês e vá modificando os itens conforme for necessário. Usar uma agenda também pode ser muito útil para lidar com tarefas pequenas e pontuais que, por não serem urgentes, acabariam não sendo realizadas nunca. Coisas pequenas como “visitar a loja Y” ou “assistir o filme Z”.
Coloque as pequenas tarefas em uma agenda ou em um papel na porta da geladeira. O que você gostaria de estar fazendo daqui a 2, 5 ou 7 anos? Faça um esboço dessa lista e guarde ela também.
Nem todas as coisas relevantes e importantes da sua vida vão ser urgentes. Nem sempre vai ter alguém te cobrando ou te importunando para fazer aquele curso ou começar aquele empreendimento que você sempre quis. Se você não garantir essas iniciativas para você mesmo, ninguém mais vai.
Delegue
Se as tarefas são urgentes e precisam ser feitas logo, mas não tem nenhuma importância ou significado especial para você: delegue. Para cumprir bem essa parte é essencial que você já tenha entendido a diferença entre tarefas que agregam alguma coisa na sua vida X tarefas que não agregam nada. Não adianta perguntar a opinião dos seus amigos ou comparar as suas respostas com as de outra pessoa. Uma tarefa totalmente trivial para o seu vizinho pode ser uma tarefa extremamente importante para você e vice-versa.
Tarefas triviais são aquelas que você só faz porque precisa fazer. É uma obrigação, uma burocracia vazia que no mundo ideal você não faria. Todo mundo tem a sua cota de tarefas triviais para cumprir e não há nada de errado com isso.
Faz parte da vida.
Mas sempre existe uma forma de otimizar mais o tempo. Pra ilustrar, eis algumas ideias básicas de coisas que você pode delegar:
- Dividir as tarefas de limpeza da casa com os outros membros da família ou com o/a seu/sua esposo/a
- Fazer as compras do mercado pela internet e pedir para entregar em casa
- Usar o aplicativo do seu banco e fazer todas as suas transferências pelo celular
- Colocar as suas contas em débito automático
- Contratar um serviço que administre as redes sociais da sua empresa ou do seu projeto
- Comprar um aplicativo para gerenciar as suas tarefas ou arquivo morto
- Contratar pessoas para realizarem tarefas delicadas e recorrentes
- Dividir as tarefas profissionais com outras pessoas do seu setor ou time
Qualquer tarefa que não agrega valor e que não precisa ser feita apenas por você é uma tarefa delegável. A grande maioria das atividades de manutenção da casa e da vida podem ser delegadas sem maiores prejuízos.
Mas, se você leu a lista acima, percebeu que costuma existir um fator comum entre todas as possibilidades de delegação: dinheiro. Contratar serviços, pessoas ou pagar por facilidades é sempre uma opção para quem tem uma renda mais gorda. Se esse for o seu caso, desapega logo daquelas atribuições vazias que poderiam ser feitas por outras pessoas e se dedique exclusivamente aos projetos que forem realmente importantes para você.
Para as pessoas que não podem pagar por uma ajuda extra, o ato de delegar se apresenta sob a forma de pedir ajuda. Você está sobrecarregado, cheio de tarefas urgentes e triviais nos seus ombros? Com certeza existe alguém que pode te ajudar.
Ir ao mercado, ajudar na limpeza, resolver pendências por telefone, gerenciar e-mails, o que for. Se você se desapegar do orgulho e se despedir de alguns preconceitos, vai perceber que o seu tempo pode ser bem mais otimizado.
É claro que a parte vital do seu trabalho, aquela que só você pode fazer, não pode ser delegada - mas muitas outras tarefas pequenas e triviais podem. Se você não tem o costume de pedir ajuda, experimente. Você vai ficar surpreso com a força do trabalho coletivo.
A lição mais importante dessa área é reparar bem quantas coisas pequenas e desimportantes tomam o seu tempo. Mesmo que você não possa se dar o luxo de simplesmente deixá-las para lá, vai aprender que o seu potencial criativo e talentoso floresce muito mais quando é poupado para as tarefas realmente importantes.
Elimine
O que agente faz com as tarefas triviais e que também são secundárias? Dá um abraço, um beijo e manda para o fundo do rio. Muito mais fácil falar do que fazer, eu sei. Mas pense com calma: você realmente quer passar a sua vida nesse quadrante?
O seu valioso tempo merece ser gasto com tarefas repetitivas que são feitas de forma inconsciente?
Para identificar quais são as tarefas secundárias e triviais, comece se lembrando de todas as coisas não importantes da sua vida. O que é que não te acrescenta nada, não gera nenhum prazer e não dá nenhuma recompensa? O que não faria falta se você não fizesse nunca mais?
Agora pense em todas as coisas que não vão trazer nenhum tipo de prejuízo para você se não forem feitas. Tudo o que não trouxer algum tipo de penalidade é uma tarefa secundária. Cruze essas duas informações e descubra quais são as tarefas que você precisa eliminar.
Como já disse antes, é essencial que você já tenha feito a distinção entre o que é importante e o que não é. Ver jogo de futebol, novelas e filmes pode ser importante para algumas pessoas. É assim que elas relaxam, limpam a mente e recarregaram as energias. Pode ser também uma total perda de tempo para as pessoas que não sentem prazer nisso. É só tempo jogado fora.
Identificar as ações secundárias não é tão difícil. Qualquer coisa entre “ligar para um amigo” até “me mudar para Inglaterra” pode ser secundária. O verdadeiro pulo do gato está em priorizar -apenas- as coisas que são extremamente ricas e importantes para você.
Ler as novidades no Facebook, comprar uma nova calça jeans, ler um livro, fazer uma viagem para os Estados Unidos, colocar um novo papel de parede na sala, começar um novo empreedimento profissional e ver todas as novelas da Globo são exemplos de tarefas secundárias. Não existe nenhum tipo de urgência em cima de
ações e projetos como esses (geralmente).
Mas todas essas atividades tem exatamente o mesmo peso?
Será que as recompensas emocionais e práticas de ler todas as novidades do Facebook todos os dias são as mesmas de fazer uma viagem para os Estados Unidos? De todo um mundo de coisas secundárias, porém divertidas, é do tempo na frente da televisão que você gosta mais?
Talvez seja. Meu objetivo não é demonizar o nosso tempo ocioso. Ele é tão importante quanto o tempo que passamos trabalhando ou estudando. Mas eu acredito piamente que a sensação que “24 horas não é o suficiente” e “eu não tenho tempo para nada” nasce nessa área: onde as atividades secundárias criativas e divertidas dão lugar às coisas triviais e desimportantes.
Um excelente exercício para descobrir se você está passando tempo demais nesse quadrante é anotar, de hora em hora, o que você fez. Dá trabalho, mas é muito esclarecedor. A gente só sabe para onde o tempo está indo quando olhamos de forma prática para o que nos mantém ocupados.
Você não precisa de permissão para fazer as coisas que realmente te fazem feliz. Todas as atividades que te dão prazer, alegria e relaxamento merecem ser feitas, independente da opinião dos outros. Gaste o máximo do seu tempo com as coisas que te trazem benefícios, sejam eles quais forem. Você não vai precisar prestar contas para ninguém.
Só fique atento para as coisas que você faz sem saber por quê. As tarefas automáticas que você faz de forma inconsciente e que não te trazem nenhum lucro. Preste atenção nas coisas que você nem se lembra de ter feito. Quanto mais “deixe a vida me levar, vida leva eu” você for com o seu tempo, mais ele vai ser sugado para atividades vazias que não geram resultados e nem frutos.
