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No es ningún secreto que los líderes dentro de las organizaciones tienen puntos de vista diferentes sobre las reuniones: algunos creen que se realizan con demasiada frecuencia, mientras que otros piensan que no deberían existir; sin embargo, no se trata de la frecuencia con que se realizan, sino de lo que se logra con éstas.
Un vicio que comparten algunas compañías es realizar reuniones de trabajo en exceso; de hecho, según una encuesta elaborada por Crowne Plaza Hotel and Resorts, a 2 mil viajeros de negocios en Europa, reveló que las reuniones improductivas producen la pérdida de 13 días hábiles al año.
Por esto, es que firmas como Facebook, Microsoft o Google han reelaborado su política de reuniones para volverlas más útiles.
“Una junta donde no existe planeación, motivo y donde no se encuentran presentes todos los involucrados es un desperdicio de tiempo, en su mayoría las empresas han descuidado la calidad en sus reuniones, sin embargo, existen muchas otras a las que dependiendo de sus características vale la pena asistir”, comenta Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, kokatu.com.
Para conocer más al respecto, kokatu.com, enlista los cinco tipos de reuniones dignas de asistir:
Reuniones semanales
Este tipo de reuniones permite hacer una actualización de los objetivos de la compañía. Muchas empresas dividen sus metas generales por semana, de esta manera hay una mejor planificación, además de que se revisan estatus, resultados y se trabaja para corregirlos a tiempo.
Esta clase de reuniones son positivas, ya que permiten a los empleados aclarar dudas que hayan surgido durante la semana, revisar el status de los objetivos y capacitar a los nuevos elementos sobre algún tema en específico.
Solución de crisis
Las reuniones de este tipo son de suma importancia pues demandan con urgencia la asistencia de los involucrados en un proyecto o tarea que no va bien y requiere soluciones rápidas; sin embargo, se deben fijar puntos a tratar en la junta así como una regulación de no más de 10 personas.
“En este tipo de reuniones se debe lograr el propósito por el que se convocó. Los ideal es que la solución pueda darse en ese momento, pero si no tomará más tiempo, los asistentes deben salir con acuerdos y conclusiones finales para poner en práctica y acordar una fecha límite”, afirma Karina Navarro.
Juntas mensuales
Si una empresa decide realizar reuniones una vez al mes para es necesario asistir, en esta clase de juntas se suelen tocar temas o procesos importantes para la compañía. Una de sus ventajas es que ayudan a garantizar que todos estén en el mismo camino y la estrategia coincide con los objetivos de la empresa.
Para este tipo de reuniones es necesario seguir un estricto orden para no desviarse del objetivo y cambiar de tema o acabar hablando de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto. Para esto, de acuerdo con Kokatu.com, es necesario contar con un lugar adecuado, en donde todos se sientan a gusto.
Eventos de integración
Puede que no parezcan necesarios, pero este tipo de eventos consolidan amistades y benefician el compañerismo entre los empleados; en consecuencia este tipo de ambiente laboral genera permanencia de estos. Según el estudio Felicidad y Trabajo, realizado por la consultora mexicana Crecimiento Sustentable, la gente feliz presenta mayor energía y dinamismo en sus tareas laborales, lo que deriva en más eficiencia y productividad en las empresas.
Si la compañía celebra fiesta de aniversario o hace algún evento en fin de año, no hay que perder la oportunidad de asistir, puede que conozcas nuevas personas o encuentres intereses en común, lo que sin duda hará más amena la estancia en el trabajo.
“Los eventos de integración son de suma importancia para generar armonía en el trabajo, por lo que es recomendable realizarlos por lo menos una vez al año. Deben hacerse en lugares distintos a la típica oficina, como terrazas, salones, o salas de capacitación”, agrega la experta de Kokatu.com.
Cierres de fin de año
Este tipo de reuniones las compañías las suelen realizar entre noviembre y diciembre, Este tipo de juntas suponen un recuento de todo lo realizado durante el año, si los resultados se alcanzaron, si hubo errores o problemas que deberán de analizarse y corregirse para evitar repetirlos.
Un evento de este tipo no tiene marcado un tiempo límite debido a la gran cantidad de temas a revisar, por lo que es necesario generar las condiciones que hagan sentir cómodos a los empleados.
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