Las juntas de trabajo pueden ocupar hasta el 55% del día completo si no son planeadas de forma estratégica. WeWork comparte 5 tips para incrementar su productividad y propiciar un ambiente para ideas brillantes.
A unos días de haber regresado de las fiestas navideñas y de fin de año, nuevamente el calendario comienza a llenarse de las reuniones semanales diseñadas para resolver problemas, alinear al equipo y ejecutar grandes ideas. Sin embargo, cuando la agenda se satura y las juntas acaparan del 35% al 55% del tiempo total del día, dejan de ser productivas.
Para prevenir esta situación, Jesús Grovas, Gerente de Asuntos Públicos de WeWork, recomienda 5 tips para incrementar la productividad de las juntas mediante la optimización del tiempo y la inclusión de herramientas de tecnología.
1. Previo a la reunión, define una agenda, que incluya: objetivo de la junta, temas a discutir y duración. Se recomienda también solicitar que todos los asistentes lleguen preparados con investigaciones, reportes e ideas para aprovechar mejor el tiempo, e intentar que la convocatoria no sea demasiado grande para avanzar según lo planeado.
2. Revisar proyectores y audio antes de comenzar. Si bien algunas empresas ya cuentan con herramientas inteligentes para proyectar sin necesidad de cables o adaptadores, llegar con suficiente tiempo de anticipación para revisar que todo esté en orden antes de comenzar, es lo ideal.
3. Evitar las horas pico. “Desafortunadamente, la congestión por tráfico es una situación difícil de controlar en ciudades grandes. Por el bien de todos, es mejor agendar juntas lejos de las horas pico y considerar el tiempo que tomará a los asistentes llegar”, aconseja Jesús.
4. Utilizar herramientas de tecnología para juntas de menos de 30 minutos. Hoy en día, existe un sinfín de plataformas para comunicarse con otros compañeros de trabajo o con clientes. Si la junta está programada para durar menos de 30 minutos, se optimiza mejor el tiempo si se convierte en una llamada o videoconferencia. Además, vivir en una ciudad con tránsito complicado puede resultar en pasar más tiempo durante el traslado, que en la reunión.
5. Snacks para reuniones largas. Hay ciertos temas y estrategias que forzosamente deben discutirse por más tiempo, pero la junta se hace más amena si incluye botanas. “En WeWork, nos gusta hacer ‘working lunch’. Al mismo tiempo que planteamos ideas increíbles, comer juntos es una forma de construir relaciones sólidas con tus compañeros de trabajo y sembrar una base de confianza con los superiores”, comenta Grovas.
WeWork es una empresa cuyo objetivo es implementar una nueva forma de trabajar en el mundo y promover una cultura empresarial que impulse a sus miembros a convertirse en la mejor versión de sí mismos tanto dentro como fuera de un ámbito laboral. Por ello, su propuesta incluye un diseño de espacios dinámicos que permitan la colaboración, el uso de herramientas de tecnología para equipos remotos y la creación de una comunidad de personas y empresas.